Как написать емейл на английском примеры

Из чего состоит электронное письмо на английском

Отправитель письма по-английски sender, получатель – recepient, технически электронное письмо состоит из нескольких элементов:

  • Subject – тема письма. Пишется коротко и понятно, например: Payment Confirmation – Подтверждение платежа. Если содержание письма привязано к дате, ее тоже стараются внести в тему: Farewell Party on April 21 – Прощальная вечеринка 12 апреля.
  • Body – тело письма, то есть содержание, сам текст. Подробнее рассмотрим ниже.
  • Attachment – вложение, приложенный файл. Старайтесь не делать вложения с тяжелыми файлами.
  • CC – копия письма. Если в поле “CC” добавить адрес, этот адресат тоже получит сообщение.
  • BCC – скрытая копия. Адресат, добавленный в поле “BCC”, получит сообщение, но другие получатели об этом не узнают.

Кстати, CC расшифровывается, как carbon copy – машинописная копия. На пишущих машинках, если нужно было сделать два одинаковых документа, под основной лист подкладывали копировальную бумагу (carbon paper) и второй лист. На выходе получалось два одинаковых документа. Экземпляр под копирку и назывался carbon copy.

Сокращения “CC” и “BCC” – привет из эпохи пишущих машинок

BCC расшифровывается, как blind carbon copy. На пишущих машинах иногда требовалось сделать два одинаковых документа, но для разных получателей. В таком случае документ делали полностью под копирку, но поле с именем получателя оставляли пустым. Его заполняли на каждой копии отдельно. Такая копия без имени и называлась blind carbon copy, буквально “слепая машинописная копия”.

Структура электронного письма на английском языке и полезные фразы для каждой части

2. Обращение (начальная фраза)

Начинать письмо надо с обращения к адресату. Оно пишется на первой строке и отделяется запятой, а текст после него пишется уже с новой строки.

Что писать: Если вы пишете конкретному человеку в формальном стиле, используйте такие обращения:

Обращение Комментарий
Dear Mr. Jenkins, Обращение к конкретному мужчине.
Dear Ms. Jenkins, Универсальное обращение как к замужней, так и к незамужней даме.
Dear Sir or Madam, Употребляется, когда вы не знаете, кто будет отвечать на ваше письмо.
To whom it may concern, Обычно используется в деловой переписке, когда вы пишете на корпоративную почту и не знаете, кто из сотрудников будет отвечать на ваше письмо.

Неформальное письмо можно начинать следующими способами:

Обращение Комментарий
Hello / Hi / Hi there / Hello again Tom, Неформальное дружеское приветствие.
Greetings / Good morning / Good afternoon Tom, Приветствия, которые звучат чуть формальнее Hello или Hi.
Dear Tom, В этом приветствии присутствует оттенок формальности, поэтому оно используется при написании письма на ЕГЭ.

  Как пишутся повторяющиеся слова через дефис

3. Текст письма

Правильное оформление письма — залог того, что его прочтут внимательно и ваши мысли будут правильно поняты. Используйте форматирование, чтобы сделать письмо более читабельным и легким для восприятия

Особенно важно учитывать этот момент, когда вы пишете длинные формальные письма. Сплошное полотно текста рискует быть отправленным в корзину сразу же после открытия

Что писать: Начальное предложение в формальном письме может звучать так:

Фраза Перевод
I am writing to inform you / to ask you / to thank you. Я пишу, чтобы сообщить Вам / спросить Вас / поблагодарить Вас.
I regret to inform you. Мне жаль сообщать Вам.
I would like to thank you. Я бы хотел поблагодарить Вас.

Если же вы пишете письмо другу, можно начать его так:

Фраза Перевод
Many thanks for your recent letter. Большое спасибо за твое недавнее письмо.
It was nice to hear from you recently. Было приятно услышать о тебе недавно.
How are things? Как жизнь?

4. Вложения

Довольно часто мы не просто отправляем письмо, а пересылаем документ или фотографию по электронной почте. В таком случае обязательно сообщите адресату, что вы прикладываете к письму дополнительный файл.

Что писать: И в формальном, и в неформальном письме можно использовать следующие фразы:

Фраза Перевод
Please find attached. (my CV and cover letter). Пожалуйста, посмотри(-те). (мое CV и сопроводительное письмо).
I am attaching. (the document you requested). Я прилагаю. (документ, который ты/Вы просил(-и)).
I am sending you. (the photo from our vacation). Я высылаю тебе/Вам. (фото из нашего отпуска).
Please see. (the file attached). Пожалуйста, посмотри(-те). (приложенный файл).

5. Заключительная фраза

Если в письме есть начальная фраза, то будет и заключительная. Она пишется с новой строчки в конце письма, и после нее всегда стоит запятая.

Как писать: В конце формального письма можно использовать такие фразы:

После заключительной фразы в формальном электронном письме на английском надо написать свои имя и фамилию. Если вы пишете от лица компании своему контрагенту, укажите свою должность и название предприятия. Если же вы пишете письмо коллеге, можно не указывать эти данные и оставить в подписи только имя и фамилию.

Неформальное письмо можно завершить следующими фразами.

Фраза Перевод
Kind/Best regards, С наилучшими пожеланиями, (чуть более формальное)
With best wishes, С наилучшими пожеланиями, (чуть более формальное)
With many thanks and best wishes, С благодарностью и наилучшими пожеланиями, (чуть более формальное)
Best wishes, С наилучшими пожеланиями,
All the best, Всего доброго, / С наилучшими пожеланиями,
Cheers, Будь здоров,
Bye for now, Ладно, пока,
See you soon, До скорой встречи, / Скоро увидимся,
Rgds, Неформальная манера написания Regards
Love / Lots of love, С любовью,

После заключительной фразы в неформальном письме нужно просто поставить свое имя.

После указания своего имени вы можете написать постскриптум: на новой строке напишите P.S. и предложение, которое забыли поставить в основной текст письма

Казалось бы, в электронном письме на английском языке можно просто вставить забытое предложение в текст, зачем же нам постскриптум? Наша психика устроена так, что лучше всего мы запоминаем первый и последний кусок информации, так что вы можете намеренно «забыть» указать что-то важное в теле письма и вынести это в постскриптум

А теперь давайте рассмотрим примеры формального и неформального электронных писем.

Пример формального письма на английском языке:

Пример электронного письма другу на английском языке:

Formal vs Informal

Формальное письмо мы пишем в компании, незнакомым людям, начальству по работе и так далее. Смысл в том, чтобы лаконично передать ключевую информацию, но не написать ничего лишнего

Осторожности ради и как дань традиции используются устоявшиеся штампы. Их мы сегодня разберем

Эти правила мы учим по двум причинам. Во-первых, чтобы сдать экзамены, где в части Writing до сих пор традиционно используются задания вроде «напишите письмо другу о том, как вы провели отпуск». Во-вторых, чтобы знать правила этикета переписки. Сам факт того, что вы их знаете, уже будет говорить о вас как о более образованном человеке.

Формальный стиль — это:

  • Длинные предложения
  • Использование пассивного залога
  • Устоявшиеся штампы
  • Изобилие вводных слов
  • Четкие правила написания вступления и подписи
  • Письмо имеет конкретную цель: запросить информацию, передать файл, отправить жалобу, отправить отчет о проделанной работе и так далее

Неформальный стиль — это

  • Более короткие предложения
  • Допустимо использовать простые слова, временами даже сленг
  • Есть необязательные требования к структуре
  • Письмо не обязательно имеет цель, и может быть просто частью фановой переписки

Суть вы поняли. Теперь перейдем к основной части. Давайте разобьем письма разных стилей на блоки и построим текст из фраз-кирпичиков, словно в конструкторе.

Общие советы по написанию деловых писем на английском языке

В завершение приведу несколько советов общего характера, которые не вписались ни в один из пунктов выше.

1. Излагайте в теме суть письма.

Тема должна быть предельно информативной и при этом краткой. Человек приходит в офис, открывает Outlook и видит 20 писем. Он быстро “сканирует” взглядом темы – уже на этом этапе ему должно быть ясно, зачем вы ему написали. Очень плохая идея писать темы ни о чем: “Please read it”, “Important”, “Hi”. Пишите конкретнее: “Booking Approval”, “Flight Delayed to 12:00 a.m.”, “Orientation at 9:00 on Tuesday”, “Schedule for May”.

2. Будьте вежливы.

В деловом общении вежливость – обязательна

Важно соблюдать этикет, писать “спасибо” и “пожалуйста”, иначе вы если не испортите отношения с людьми, то сделаете их чуточку более напряженными. В деловом мире напряженности и так хватает, лишняя не нужна

Обратите внимание также, что в английском языке повелительное наклонение без “please” во многих случаях может быть расценено как приказ, особенно на письме, где , в отличие от устной речи, не отражается интонация

  • Send me the annual report. – Пришли мне годовой отчет (приказ).
  • Please, send me the annual report. – Пожалуйста, пришли мне годовой отчет (просьба).

Когда вы о чем-то просите, что-то предлагаете или даете распоряжение (а это содержание 90% писем), принято делать это в рамках приличий, не переходя на деспотично-приказной тон.

3. Избегайте двусмысленности, будьте точны.

В деловой переписке не место остроумию, сарказму, особенно когда идет общение между людьми из разных стран. Деловой язык предельно стерилен, потому что всякие шутки юмора можно понять неправильно. Также не стоит долго ходить вокруг и около, ясно и конкретно излагайте суть сообщения.

4. Пишите кратко и просто. Не умничайте!

Старайтесь избегать длинных предложений, заковыристых формулировок. Пишете простыми словами без сложноподчиненных предложений с десятком придаточных. Чем сложнее вы пишете, тем с большей вероятностью наделаете ошибок и запутаете адресата.

Не пытайтесь показать, что знаете “умные” слова и фразы. Это ни к чему. Если вы употребите кучу умных слов правильно, прозвучит как-то высокомерно, если неправильно – смешно.

5. Если нужно, структурируйте письмо.

К примеру, нужно изложить список пожеланий к оформлению свадебного зала. Напишите их списком, а не слив в один абзац-простыню. Используйте нумерованный список или маркеры (точки).

6. Ясно давайте понять читателю, что от него хотят.

Иногда бывают письма, прочитав которые не можешь понять, хотят ли от вас каких-то действий или просто ставят в известность? Если подразумевается, что прочитавший должен ответить, переслать письмо, встать и куда-то пойти и т. д., убедитесь, что в письме (в начале, в конце, в начале и конце) присутствует отчетливая формулировка, что нужно сделать.

7. Проверяйте письмо перед отправкой.

Написав сообщение, перечитайте его. Убедитесь, что письмо написано вежливо, без двусмысленностей, его суть отчетливо ясна. Ничего страшного, если текст будет неидеальным и вы засомневаетесь в какой-нибудь запятой. Писать на английском со стопроцентной грамотностью очень редко могут даже носители языка (как и на русском), но старайтесь не наделать хотя бы очевидных ошибок, опечаток.

8. Поучитесь у коллег, почитайте переписку в компании.

Этот совет для тех, кому навык деловой переписки нужен для работы. В разных компаниях могут быть свои местные причуды насчет переписки. Например, где-то считается моветоном обращаться по имени, а где-то посмеются, если вы напишете “Dear Paul” вместо “Hi Paul”. Спросите у коллег, что и как у вас принято, почитайте их каждодневную переписку – это работает лучше всяких учебников по бизнес-английскому.

Здравствуйте! Меня зовут Сергей Ним, я автор этого сайта, а также книг, курсов, видеоуроков по английскому языку.

Спасибо, что зашли на мой сайт. Если вы хотите прокачать не только лексику и грамматику, но и Speaking, примите участие в моем 7-дневном разговором марафоне — это интересно и совершенно бесплатно!

7 ценных советов по написанию email на английском языке

Обращайте внимание на цитирование

Если вы ведете формальную переписку, обязательно сохраняйте цитирование (текст письма, на которое вы отвечаете). При этом свой собственный текст размещайте над блоком с цитированием в письме, а не под ним, иначе адресат не найдет ваш ответ.Пишите тему кратко

Не нужно вмещать в тему все письмо, даже если оно совсем короткое. Напишите всего несколько важных слов, которые сразу дадут понять адресату, о чем пойдет речь.Используйте форматирование

Обязательно применяйте форматирование в своем письме (выделение жирным, курсивом, цветом и т. д.), это улучшит читабельность текста. В то же время не переусердствуйте: в формальной переписке лучше ограничиться выделением жирным и создание списков, чем разукрашивать шрифт во все цвета радуги.Очищайте форматирование

Если вы вставляете в письмо отрывок из другого документа, очищайте форматирование, иначе вставленный текст может неуместно выделяться на фоне остального. Во всех почтовых клиентах есть кнопка «Очистить форматирование», пользуйтесь ей при необходимости.Не пользуйтесь верхним регистром

Хотите подчеркнуть важность какой-то информации? НЕ НУЖНО ИСПОЛЬЗОВАТЬ ВЕРХНИЙ РЕГИСТР (Caps Lock), иначе у получателя письма может возникнуть ощущение, что на него кричат. Выделите жирным важные моменты, и они уж точно не останутся незамеченными.Используйте нумерованные и маркированные списки. Списки значительно облегчают восприятие информации и упорядочивают ее

Но при их составлении важно соблюдать 2 правила:

Списки значительно облегчают восприятие информации и упорядочивают ее

Но при их составлении важно соблюдать 2 правила:

  • В деловом письме, если у вас имеется большое количество вопросов к адресату (например, уточнения по техзаданию и т. д.), то их лучше оформлять нумерованным (а не маркированным) списком, чтобы потом проще было ссылаться на отдельные вопросы в дальнейшей переписке.
  • В списке никогда не следует объединять два или более вопросов в один пункт, даже если они тесно связаны друг с другом или один следует из другого. Опыт показывает, что в большинстве случаев вам ответят только на первый вопрос, а следующие проигнорируют. Так что задавайте все вопросы отдельными пунктами.

Составьте белый список

Чтобы ответное письмо вашего адресата не попало в спам, добавьте адрес его электронной почты в «белый список контактов», «избранные» или тому подобный список, письма из которого не отправляются в папку спама.

Структура электронного письма на английском языке и полезные фразы для каждой части

2. Обращение (начальная фраза)

Начинать письмо надо с обращения к адресату. Оно пишется на первой строке и отделяется запятой, а текст после него пишется уже с новой строки.

Что писать: Если вы пишете конкретному человеку в формальном стиле, используйте такие обращения:

Обращение Комментарий
Dear Mr. Jenkins, Обращение к конкретному мужчине.
Dear Ms. Jenkins, Универсальное обращение как к замужней, так и к незамужней даме.
Dear Sir or Madam, Употребляется, когда вы не знаете, кто будет отвечать на ваше письмо.
To whom it may concern, Обычно используется в деловой переписке, когда вы пишете на корпоративную почту и не знаете, кто из сотрудников будет отвечать на ваше письмо.

Неформальное письмо можно начинать следующими способами:

Обращение Комментарий
Hello / Hi / Hi there / Hello again Tom, Неформальное дружеское приветствие.
Greetings / Good morning / Good afternoon Tom, Приветствия, которые звучат чуть формальнее Hello или Hi.
Dear Tom, В этом приветствии присутствует оттенок формальности, поэтому оно используется при написании письма на ЕГЭ.

3. Текст письма

Правильное оформление письма — залог того, что его прочтут внимательно и ваши мысли будут правильно поняты. Используйте форматирование, чтобы сделать письмо более читабельным и легким для восприятия

Особенно важно учитывать этот момент, когда вы пишете длинные формальные письма. Сплошное полотно текста рискует быть отправленным в корзину сразу же после открытия

Что писать: Начальное предложение в формальном письме может звучать так:

Фраза Перевод
I am writing to inform you / to ask you / to thank you. Я пишу, чтобы сообщить Вам / спросить Вас / поблагодарить Вас.
I regret to inform you. Мне жаль сообщать Вам.
I would like to thank you. Я бы хотел поблагодарить Вас.

Если же вы пишете письмо другу, можно начать его так:

Фраза Перевод
Many thanks for your recent letter. Большое спасибо за твое недавнее письмо.
It was nice to hear from you recently. Было приятно услышать о тебе недавно.
How are things? Как жизнь?

4. Вложения

Довольно часто мы не просто отправляем письмо, а пересылаем документ или фотографию по электронной почте. В таком случае обязательно сообщите адресату, что вы прикладываете к письму дополнительный файл.

Что писать: И в формальном, и в неформальном письме можно использовать следующие фразы:

Фраза Перевод
Please find attached. (my CV and cover letter). Пожалуйста, посмотри(-те). (мое CV и сопроводительное письмо).
I am attaching. (the document you requested). Я прилагаю. (документ, который ты/Вы просил(-и)).
I am sending you. (the photo from our vacation). Я высылаю тебе/Вам. (фото из нашего отпуска).
Please see. (the file attached). Пожалуйста, посмотри(-те). (приложенный файл).

5. Заключительная фраза

Если в письме есть начальная фраза, то будет и заключительная. Она пишется с новой строчки в конце письма, и после нее всегда стоит запятая.

Как писать: В конце формального письма можно использовать такие фразы:

После заключительной фразы в формальном электронном письме на английском надо написать свои имя и фамилию. Если вы пишете от лица компании своему контрагенту, укажите свою должность и название предприятия. Если же вы пишете письмо коллеге, можно не указывать эти данные и оставить в подписи только имя и фамилию.

Неформальное письмо можно завершить следующими фразами.

Фраза Перевод
Kind/Best regards, С наилучшими пожеланиями, (чуть более формальное)
With best wishes, С наилучшими пожеланиями, (чуть более формальное)
With many thanks and best wishes, С благодарностью и наилучшими пожеланиями, (чуть более формальное)
Best wishes, С наилучшими пожеланиями,
All the best, Всего доброго, / С наилучшими пожеланиями,
Cheers, Будь здоров,
Bye for now, Ладно, пока,
See you soon, До скорой встречи, / Скоро увидимся,
Rgds, Неформальная манера написания Regards
Love / Lots of love, С любовью,

После заключительной фразы в неформальном письме нужно просто поставить свое имя.

После указания своего имени вы можете написать постскриптум: на новой строке напишите P.S. и предложение, которое забыли поставить в основной текст письма

Казалось бы, в электронном письме на английском языке можно просто вставить забытое предложение в текст, зачем же нам постскриптум? Наша психика устроена так, что лучше всего мы запоминаем первый и последний кусок информации, так что вы можете намеренно «забыть» указать что-то важное в теле письма и вынести это в постскриптум

А теперь давайте рассмотрим примеры формального и неформального электронных писем.

Пример формального письма на английском языке:

Пример электронного письма другу на английском языке:

Как правильно писать e-mail «по-русски»?

Тем не менее лингвисты уже давно кодифицировали это слово, и его написание зафиксировано в «Русском орфографическом словаре» РАН. А быстро проверить написания разных слов не отходя от кассы можно на официальном научно-информационном ресурсе Института русского языка им. В.В. Виноградова РАН «АКАДЕМОС», где на данный момент отражены нормативные написания более чем 200 000 единиц русского языка.

Итак, правильно писать имейл ─ никакого дефиса в этом слове нет ( отправьте письмо на имейл , вот мой имейл ). Это слово также склоняется (видите справа от слова ? это указание на окончание в родительном падеже). Правильно: у меня нет его имейла , отправь мне по имейлу . И не переживайте, что Microsoft Word или встроенные в ваш браузер спелл-чекеры (они, кстати, пишутся именно так и тоже склоняются ─ можете проверить) подчеркивают имейл красным.

Поиск ответа

Вопрос № 303690

Ответ справочной службы русского языка

Ответ справочной службы русского языка

Ответ справочной службы русского языка

Ответ справочной службы русского языка

Ответ справочной службы русского языка

Ответ справочной службы русского языка

Ответ справочной службы русского языка

Ответ справочной службы русского языка

Ответ справочной службы русского языка

Ответ справочной службы русского языка

P.S. Справочник «Физические величины» (сканы, djvu, 28 Мбайт) можно скачать на странице http://nashol.com/2012040664289/fizicheskie-velichini-spravochnik-grigoreva-i-s-meilihova-e-z-1991.html, а на странице http://www.all-fizika.com/article/index.php?id_article=2258 есть таблица единиц времени. Если сотрудники справочной службы выражают официальное мнение ИРЯ РАН и не согласятся с моими доводами, готов дать множество дополнительных ссылок на монографии и журналы.

Ответ справочной службы русского языка

1. Вы ссылаетесь на технический, а не на орфографический справочник.

2. Годы, месяцы, сутки – все это может употребляться в сочетании с количественными числительными. Слово год (лет) , правда, сокращают в этом случае редко – сокращать и без того короткое слово нет необходимости.

3. Справочники по техническому оформлению текста (в том числе авторитетный справочник А. Э. Мильчина), орфографические справочники единогласно рекомендуют писать сокращенные слова секунда, минута, час с точкой.

В нижеследующих предложениях правильно ли расставлены знаки препинания?

1. Виталий начал работать кровельщиком в строительной компании, и через пару месяцев за отличную работу получил первое повышение в своей жизни – стал бригадиром, c солидным даже для никогда небывавших за колючей проволокой опытных специалистов заработком. 2. В 17 лет за ограбление квартиры молодой человек получил тюремный срок около 5 лет. (тире перед около необходимо или нет?)

Буду признателен за ответ.

Ответ справочной службы русского языка

1. Виталий начал работать кровельщиком в строительной компании и через пару месяцев за отличную работу получил первое повышение в своей жизни – стал бригадиром, c солидным даже для никогда не бывавших за колючей проволокой опытных специалистов заработком. (Запятую перед словами “с солидным. ” можно не ставить).

2. В 17 лет за ограбление квартиры молодой человек получил тюремный срок — около пяти лет.

Ответ справочной службы русского языка

Ответ справочной службы русского языка

Ответ справочной службы русского языка

Источник статьи: http://new.gramota.ru/spravka/buro/search-answer?s=%D0%9C%D0%B5%D0%B9%D0%BB

Образец делового письма на английском языке

Приведу несколько примеров письма, написанных с разной степенью формальности. В письме я сообщу адресату о том, что собрание в пятницу перенесено с 9:00 на 10:30. Тема у всех писем будет одинаковой: Meeting Time Changed to 10:30 a.m.

1. Очень формально.

Dear Mr. Jefferson,

Would you be so kind as to let me know if you will be able to attend it? Please accept my apologies for the inconvinience.

Sincerely,

Sergey Nim

Roga and Kopyta Inc.

Формальности этому письму придают:

  • Обращение Dear Mr. Jefferson. 
  • Фраза I hope this email finds you well — более формальный вариант фразы I hope you are doing well.
  • Оборот would you be so kind as — не будете ли вы так любезны.
  • Извинение Please accept my apologies — пожалуйста, примите мои извинения.
  • Sincerely в конце письма, название компании.

2. Менее формально.

Hello Alex,

This is Sergey from Roga and Kopyta Inc. I wanted to update you on the meeting we are having on Tuesday. Due to the weather conditions the meeting has been moved from 9:00 a.m. to 10:30 a.m.

Please let me know if you will be able to attend it. Sorry for the inconvinience. 

Best regards,

Sergey.

Формальность снижена за счет:

  • Более простого обращения, обращения по имени.
  • Sorry вместо «accept my apologies».
  • Менее торжественного завершения письма: best regards.

Большинство деловых писем пишутся в таком тоне. Средневековые формулы вежливости по сути уже никому не нужны.

3. Неформально, но в рамках приличия деловой переписки, например знакомому коллеге.

Daniel,

I just wanted to let you know that the Friday meeting had beed moved to 10:30 a. m. I’m really sorry about that. Will you be able to attend it?

Sergey.

Коротко и по существу. У коллег, которых вы видите на работе каждый день, не обязательно интересоваться каждый раз в письме, как у них дела.

7 ценных советов по написанию email на английском языке

Если вы ведете формальную переписку, обязательно сохраняйте цитирование (текст письма, на которое вы отвечаете). При этом свой собственный текст размещайте над блоком с цитированием в письме, а не под ним, иначе адресат не найдет ваш ответ.Пишите тему кратко

Не нужно вмещать в тему все письмо, даже если оно совсем короткое. Напишите всего несколько важных слов, которые сразу дадут понять адресату, о чем пойдет речь.Используйте форматирование

Обязательно применяйте форматирование в своем письме (выделение жирным, курсивом, цветом и т. д.), это улучшит читабельность текста. В то же время не переусердствуйте: в формальной переписке лучше ограничиться выделением жирным и создание списков, чем разукрашивать шрифт во все цвета радуги.Очищайте форматирование

Если вы вставляете в письмо отрывок из другого документа, очищайте форматирование, иначе вставленный текст может неуместно выделяться на фоне остального. Во всех почтовых клиентах есть кнопка «Очистить форматирование», пользуйтесь ей при необходимости.Не пользуйтесь верхним регистром

Хотите подчеркнуть важность какой-то информации? НЕ НУЖНО ИСПОЛЬЗОВАТЬ ВЕРХНИЙ РЕГИСТР (Caps Lock), иначе у получателя письма может возникнуть ощущение, что на него кричат. Выделите жирным важные моменты, и они уж точно не останутся незамеченными.Используйте нумерованные и маркированные списки. Списки значительно облегчают восприятие информации и упорядочивают ее

Но при их составлении важно соблюдать 2 правила:

Списки значительно облегчают восприятие информации и упорядочивают ее

Но при их составлении важно соблюдать 2 правила:

  • В деловом письме, если у вас имеется большое количество вопросов к адресату (например, уточнения по техзаданию и т. д.), то их лучше оформлять нумерованным (а не маркированным) списком, чтобы потом проще было ссылаться на отдельные вопросы в дальнейшей переписке.
  • В списке никогда не следует объединять два или более вопросов в один пункт, даже если они тесно связаны друг с другом или один следует из другого. Опыт показывает, что в большинстве случаев вам ответят только на первый вопрос, а следующие проигнорируют. Так что задавайте все вопросы отдельными пунктами.

Структура электронного письма

Subject (тема письма)

Обычно тема письма расположена сразу под адресом электронной почты получателя. Игнорировать эту часть не стоит, потому что именно тема – это первая часть информации, которую увидит адресат письма.

Особенно тема важна для официальной переписки, ведь в ней раскрывается основная суть сообщения, показывается важное оно или нет. В любом случае, она влияет на то, прочитают письмо или нет

Хорошо составленная тема письма – это основная мысль обращения, в ней должно быть ключевое слово или деталь сообщения.

Например, если вы хотите оповестить коллегу о предстоящем совещании, то можно написать: meeting on the 26th May at 11 a.m.

Или, например, об обучающей лекции:

lecture on the 26th March at 10 a.m.

Если вы посылаете резюме для устройства на работу, то можно написать:

В любом случае, эта часть письма должна быть очень короткой, не более 7 предложений и передавать его самую суть.

В неформальном письме, например, в письме другу, следует также указать основную мысль текста, но можно сделать это менее официально.

Например, если друг прислал вам приглашение на день рождения, то можно написать:

Thank you for an invitation.

Обращение

После темы письма идет обращение к адресату, именно с него нужно начинать основной текст сообщения. Как и в обычном письме, обращение от остального текста обязательно отделяется запятой. Далее текст идет с новой строки.

Вот несколько частоупотребляемых обращений с комментариями:

Обращение к конкретному мужчине.

Обращение к конкретной женщине. Универсально для замужней или не замужней, если вас не просили использовать Mrs. или Miss.

Используется, если вы не знаете, кто будет отвечать на сообщение – мужчина или женщина.

Употребляется, когда вы обращаете свое письмо не к одному человеку, а к группе людей.

Можно употребить вместо “To Whom It May Concern”, если вы знаете должность человека, к которому обращаетесь.

В неформальном письме, соответственно, нет таких жестких правил.

Good morning, / Good afternoon,

Неформальное обращение к другу.

Более формальное приветствие.

Основная часть

Начать основной текст письма следует с обозначения цели его написания. В деловом письме первый абзац следует сделать максимально коротким и содержательным.

Последующие абзацы должны пояснять информацию которую вы уже сообщили. Как правило, формальные письма пишутся коротко и по существу без лишних описаний и подробностей.

Не забывайте, что каждую смысловую часть письма следует выделять новым абзацем.

Вот несколько фраз, с которых можно начать первое предложение в деловом письме:

Thank you for your letter. / Спасибо за Ваше письмо.

We would like to thank you for your letter of. / Мы хотели бы поблагодарить Вас за ваше письмо.

I regret to inform you. / Мне жаль сообщить вам.

I’m writing to let you know that. / Я пишу, чтобы сообщить о.

We would like to point out that

/ Мы хотели бы обратить ваше внимание на

Please could you send me… / Не могли бы вы выслать мне.

Примеры для неформального письма:

How are you doing? / Как твои дела?

It was nice to hear from you recently / Было приятно услышать о тебе недавно

I’m sorry I haven’t written for such a long time / Прости, что так долго не писал тебе

Hope you’re well / Надеюсь, что у тебя все хорошо

Основная часть неформального письма может быть в свободной форме, не имеет четких правил. Главное – ориентироваться на степень близости с адресатом. Если у вас нет близких отношений, тогда лучше не вдаваться в подробности и детали.

Вложение

Вложение – важный элемент электронного письма, особенно официального. Если вы прикрепляете документ, то нужно обязательно сообщить об этом, иначе получатель может пропустить или не заметить его.

I am sending you… / Я высылаю тебе/Вам

Please find attached… / Пожалуйста, посмотрите

Заключительная фраза

В электронном письме также должна быть и заключительная фраза. В официальном варианте могут использоваться такие выражения:

Sincerely yours, / Искренне Ваш,

With many thanks, / С благодарностью,

Yours faithfully, / Искренне Ваш (используется, если имя вам не известно)

После заключительной фразы нужно указать ваше имя и фамилию. В случае, если письмо было направленно компании, то укажите свою должность.

Best wishes, / С наилучшими пожеланиями,

Write back soon, / Ответь мне поскорее,

Hope to hear from you soon, / Надеюсь получить ответ в скором времени

Далее мы приведем два варианта электронных писем – формального и неформального.

Примеры делового письма на английском

Следующие два примера различаются в шапках писем. Это обусловлено тем, что компании вправе вносить небольшие изменения в формате для своего удобства. Оба варианта считаются допустимыми.

Первый пример.

Company LetterheadStudents Of The Future Co.610 Fountain AveBurlington, NJ 08016June 6, 2018Burlington Township StudentStreet AddressCity, State Zip

Dear Student:

Use this sample letter as a template to help you complete your activities throughout this course. I have purposely set up the spacing and content to make it easier for you to delete existing text and replace it with the content that you need to use. Please be sure to use all the tools provided to you, so that you are more efficient with your work.

Be sure to copy down the text boxes I have provided, they may be helpful when you need to compose different types of business letters. Be sure to save this document as: Letter Template.

Sincerely,

Mr. Rogers

Business Ed. Teacher

*Enclosure* (if needed)

Второй пример.

Organization LetterheadMarch 16, 2016

Mr. Ernie English

English Company

1234 Writing Lab Lane

Write City, IN 12345

Dear Mr. English:

The first paragraph of a typical business letter is used to state the main point of the letter. Begin with a friendly opening; then quickly transition into the purpose of your letter. Use a couple of sentences to explain the purpose, but do not go into detail until the next paragraph.

Beginning with the second paragraph, state the supporting details to justify your purpose. These may take the form of background information, statistics or first-hand accounts. A few short paragraphs within the body of the letter should be enough to support your reasoning.

Finally, in the closing paragraph, briefly restate your purpose and why it is important. If the purpose of your letter is related to your employment, consider ending your letter with your contact information and title if it not included on letterhead. However, if the purpose is informational, think about closing with gratitude for the reader’s time.

Sincerely,

*Signature*

Lucy LetterPresident

*Enclosure*

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий